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物业管理前期介入经验谈

时间:2017-08-24 10:29|来源:未知|编辑:admin|点击:网友评论


发现缺陷:在前期介入的实践中,我们发现了许多影响物业使用维护的问题,如展示中心施工吊顶时未留屋面的检修孔;公寓采光窗面积过大一旦破损难以维护;部分弱电井位置设置不合理影响信号传输效果;公寓楼层没有留出保洁用的取水点;物业用房、经营用房和开发商用房的设置不合理存在产权不明晰的问题;景观水景设置太多不利安全、增加开支和管理难度等等。可以说,从物业管理的角度和业主使用的角度,从设施设备的合理选择配置,从水电供应容量的科学核定,从垃圾收集处理方式,从会所的功能定位和应设置的大小内容,从景观绿化的用水的设计配置维护等等方面发现问题,当好顾问,这些问题及时通报给项目公司、监理方和施工方进行整改,使问题得到了提前解决。

从严从细:我们的内部管理要求到位,确保前期介入达到预期效果。物业公司的前期介入机构有自身的工作特点,应按照集团和公司的各项管理制度进行严格的内部管理,在此基础上建立一套行之有效的工作制度。我们的做法是每周用工程介入联系单的方式与项目公司保持沟通和联系,做到每周有本周工作实施情况,有下一周的工作计划,有改进建议书,并定期对工作计划和改进建议的落实情况进行回顾和小结,同项目公司、监理方及施工方都保持紧密合作。通过规范的工作制度和扎扎实实的辛勤付出,就能够一步步打开工作局面,确保前期介入最终达到预期效果。

先行一步:这一点非常重要。比如我们建立了施工档案介入制度。物业公司派出专职人员积极配合项目公司参与项目施工档案的管理工作,从一开始就非常注意档案资料的收集、整理、归档工作,为今后住宅工程竣工备案工作和保障后期顺利接管产权资料和技术资料,打下了良好的基础。同时通过工程档案管理工作,物业人员可以及时掌握相关信息和第一手资料,尤其是隐蔽工程、设计变更和现场签证资料的掌握,对提高今后设备设施的管理水平很有益处。目前我方派出的人员由于工作出色,已经调到地产公司工作。下一步的重点工作是设备安装调试、竣工验收和接管验收阶段,物管公司已经开始进入“管家”角色,针对目标物业的管理需要搭好人员“班子”,重点把好验收关,开展好保洁、护卫、工程维修等各工种新员工的培训,并定岗到位,保证物业公司顺利进入后期管理阶段。

总的说来,我认为前期介入最重要的就是要明确的思路和主要步骤,例如:

了解图纸,提出改进意见→→熟悉跟踪现场→→了解项目公司、监理单位、施工单位有关人员的职责分工,理顺工作关系→→从设备安装入手,建立完善设备档案→→参与设备验收,包括单机验收、局部验收、系统验收和全局验收的整个过程→→完善验交资料,编制物业各方面的统计图表和资料清单→→参与竣工验收→→主持接管验收。

总之,要想做好前期介入,前提是获得项目公司的信任和支持。要靠我们树立“大服务”的理念,把服务渗透到前期规划设计、开发建设、中期营销推广到后期物业管理的整体过程;树立物业公司工程介入的专业形象,树立项目公司的好伙伴、好帮手和好朋友的形象。我想,事在人为,只要我们把好关口,真正向业主交上一个符合他们需要的满意的项目,一定会得到项目公司的鼎力支持。

一、对物业前期介入的认识

关于实施前期介入,大家的认识应该是一致的:早期介入,越早越好,能够“把隐患扼杀在摇篮之中”,是高水平物业管理的关键。虽不能尽善尽美,但应力争减少纰漏和隐患。

在实际管理当中,项目开发建设存在一定的问题或无暇考虑的事情:比如工程质量问题,为了抢工期致使工程存在许多通病和瑕疵,有些是显露的,如墙面地面不平整、裂缝、起皮、脱落等;有些是隐蔽的,如保温砂浆工艺、做法不到位、面层空鼓、房屋透寒渗漏、烟道串味等。后者更为危险,因为它有良好外表的假象,一旦有了这些隐患,必然为后期的物业管理蒙上一层挥之不去的阴影。

设备性能方面,比如智能化,为追求卖点一味追求高科技和功能齐备,后期使用则华而不实,智而不能,甚至闲置报废,造成业主投诉和高昂的维护成本。厂家选择、设备选型、配件选用不合理,设备安装调试厂家缺乏对物业人员有效的操作培训,造成设备维护举步维艰。

配套服务方面,为物业的后期维护考虑得少之又少,预埋管线和预留使用空间不足,致使先天不足,后天难以弥补,能源消耗居高不下,服务成本无法降低,等等。当然,这些问题大多由开发商一手造成的,但是物业公司如果不及早介入,或者介入的不彻底、不专业,物业公司同样难辞其咎。

二、宁波公司前期介入的做法

总体上,宁波公司提前两年介入,真正体现“一个代表”、“两个检查”、“三个重点”、“四个要求”。

1、“一个代表”:即客户代表制度,代表业主和使用者的利益。项目公司首先明确了物业公司作为“客户代表”和“质量监督员”履行职责,参与规划设计、成本、招投标、工程研讨、工程例会等,从项目规划、施工、成本维护等方面进行源头参与。包括详细审阅所有物业的设计和图纸,从物业管理及业主角度,对物业的平面布局、功能区域划分等提出专业意见及改进方案;列出物业遗漏工程;对发展商挑选的机电设备、物业智能化系统、安保系统、停车场管理系统、物业照明设备及装饰材料进行审查并提出意见和建议。

2、“两个检查”:工程师和技术人员至少三天一次对施工现场检查,掌握进度、质量等信息;总经理和主管领导至少每周一次的检查。组成由总经理和相关技术人员的工程介入小组,制定《工程前期介入实施细则与流程》,坚持下现场制度,着手建立每一套房屋档案(借鉴昆明公司经验)。在实施中,宁波公司还形成了一个特色——专家会诊制度。此项工作率先由集团住宅项目部李总发起并给予了的大力支持和指导。今年多次邀请李总等集团领导、仲量联行顾问专家、兄弟公司专业人士亲临现场,直接参与项目有关设计优化、施工专题研讨会议,提出可行建议。比如一区商业中厅和空调设计优化方案,数字社区应用改进方案,设计和施工图会审等等。截止到12月底,共提交工程《建议书》26份,单项建议200余条,得到了项目公司工程、规划部门的重视,并根据实际对大多数合理意见予以采纳和改进。

3、“三个重点”:物业使用与维护,施工质量,安全文明生产。

物业使用与维护是物业介入的出发点。必须考虑便于物业的使用与管理、以人为本考虑每一个业主的使用方便,并要着重于降低管理费用。从而完善物业,减少今后物业管理中的问题和矛盾。

比如在智能化招标中,我们提出了首先开启技术标,对于技术标不符合条件的,不开商务标,这样首先保障了智能化要求的技术能力。在产品的选择上,提出“适度超前而实用”的原则,即在标准上首先达到建设部数字化社区的要求,并具有可扩展性。在产品选择上人性化,如可视对讲对老人、小孩的特殊需求,家庭智能化对家庭主妇的个性需求,总体要求是不能太复杂,按钮很多,应以实惠、直截了当、傻瓜式的操作为好,单功能的不一定不好,高技术可能带来高麻烦。因此对于像我们通过招标确认的供应商,要求同时具有软件开发能力,建议应选择他们的技术,以保障智能化升级的需要,降低单独软件开发的成本,但根据实际需要,不一定非要选择他们的硬件产品,可以选择国内通用的比如惠锐通产品,以利于维护和降低成本。这项建议得到了采纳。

施工质量是物业介入的核心。我们配合工程部门一同编制了《建筑工程质量通病防治实施细则》,物业公司总经理担任工程质量通病防治小组副组长。质量通病的防治包括五个阶段,一是市场调查分析阶段:我们对宁波市住宅小区出现的工程质量问题进行了细致调研,提供了第一手资料;二是设计阶段:即从设计节点、工艺选择上提出建议,减少质量通病发生的可能。比如我们提出了外墙涂料的做法,受到了北京项目的启发,建议在做法上不应采取平涂方式,应采取弹涂方式,以减少龟裂、脱落。在产品上考虑到宁波当地的气候条件,宜选择耐盐雾性、耐酸雨、防霉、防藻性能较好的涂料,建议首选水性外墙涂料,以符合环保需求,避免将来业主的纠纷,也为日后引进环境质量体系打好基础;三是招投标阶段:物业公司的参与人员重点配合了解投标单位已完成工程的质量通病防治情况;四是工程施工阶段:物业队伍与工程部一起重点对施工工艺和做法进行及时检查和落实;当然还有最后的移交使用阶段:我们的想法是加强入伙环节的管理,对业主入住后发生的质量通病进行及时的协调治理,并做好记录统计工作,及时反馈信息。我们也考虑了关于落实工程遗留问题的解决方法,根据具体实际,建议采用三种方式:开发商授权,工程尾款支付由物业公司监督,必须凭物业公司签署合格意见后支付或扣除相应款项;开发商组织扫尾保驾队伍,对业主或物业公司反映的问题直接处理,直至主要保修期结束;开发商一次性拨付保修费用,由物业公司负责后续保修。在近期展示中心等项目的工程尾款结算中,由于施工单位多次未执行物业工程介入单提出的整改要求,项目公司已经明确对四家施工单位的工程不予结算,直至完全按要求整改并验收合格后再予以支付。

安全文明生产是物业介入的配合环节。由于工地现场多关注工期、质量,安全文明生产措施往往落实不到位,于是我们发挥物业管理的服务优势,专门委派有消防工作经验的护卫主管负责此项工作,协助工程部门抓好工地的安全文明生产的定期巡检,发现安全隐患及时整改,并将每月的安全检查情况进行一次汇总,项目公司对此举措也感到非常满意。有了项目公司的支持,监理方、施工方也很合作,认为我们不是来挑毛病的,而是真心实意帮助他们做事,可以更好地保障工期和质量。

4、“四个要求”:熟悉结构、发现缺陷、从严从细、先行一步。

熟悉结构:只有对如土建结构、管线走向、设施建设、设备安装等情况了如指掌,了解其专业的特性和维护上的重点和难点,才能有的放矢的对今后不便于养护和维修之处提出改进意见,并做好日后养护维修的重点记录。同时,由于有了对所管物业的全面了解,也就为竣工验收、接管验收打下了基础,可以提高验收质量,缩短验收时间,对验收中发现的仍需改进之处,也比较清楚,容易交涉和协调。而没有前期介入,接管验收中一旦出现图纸资料不全的问题和硬件方面严重缺陷,往往难以及时解决,对业主的入住、后期管理和创优达标工作带来严重影响。


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