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物业档案的保管

时间:2018-12-13 09:49|来源:网络|编辑:admin|点击:网友评论
一、物业档案保管工作概论
  (一)档案保管、物业档案保管工作的含义及意义
  档案保管是指按照一定的原则,采用适当的技术,改善档案的存藏环境与保管条件,以便最大限度地延
长档案寿命的过程(档案出版社1993年《档案管理小百科》)。
  物业档案保管工作,是采用一定的技术设备、措施和方法,对物业档案实行科学保管和保护,防止和减
少物业档案的自然或人为损毁的工作。物业档案保管工作在物业档案工作中处于特殊地位,具有十分重要的
意义。
  1.物业档案保管工作是延长档案寿命,维护历史真实面貌的根本保证。物业档案是物业公司历史活动的
真实记录,是国家档案的一部分。物业档案是以一定的物质形态存在的,由于种种因素的作用和影响,档案
处在不断老化蜕变和损毁的过程之中,直至最后消失。只有加强物业档案保管工作,采取一切科学技术措施
和方法,有效地防止和减少档案的自然和人为损坏,才能最大限度的延长物业档案的寿命,保证物业档案的
完整与安全,更好地维护物业公司的历史真实面貌。
  2.物业档案保管工作是物业档案业务工作的关键性环节,对整个物业档案工作具有重大影响,在一定条
件下甚至有决定性影响。档案保管得好,就为整个物业档案档案工作提供了物质对象,这是物业档案工作最
起码、最基本的前提;如果档案保管得不好,杂乱无章,乃至霉烂损毁,就会影响其他档案业务工作的正常
进行,甚至无法进行。如火灾、失盗或人为破坏,造成档案实体的不复存在,其损失都是无法补救的,以后
的利用工作便无法开展。1998年云南某县档案馆发生大火,部分档案即刻化成灰土,就是最有教训意义的例
子。所以,保管工作在物业档案业务工作中居于特殊地位,具有极其重要的意义。
  (二)物业档案保管工作的任务
  物业档案保管的任务,概括来说,就是维护物业档案的完整与安全,有效地延长物业档案的寿命。它的
具体任务是:
  1.防止物业档案的损毁
  掌握物业档案损坏的原因和规律,采取有效的技术措施和方法,最大限度地消除可能导致档案损毁的各
种自然的或人为的因素,把档案的自然损毁率降低和控制在最低限度。
  2.延长物业档案的寿命
  采取积极有效的措施和方法,从根本上改善保管条件,去除档案本身不利于耐久性的因素,增强物业档
案对外界不利因素的抵抗力,缓解档案的老化趋势,并提高档案的修复和复制技术,尽可能地延长档案的寿
命。
  3.维护物业档案的安全
  包括两方面:一方面是指物业档案作为一种物质存在形态,必须保证其安全、完整地存在下去,不损毁
丢失;另一方面是指物业档案作为一种社会现象,要建立切实可行的严格的安全保密制度,防止失盗和失密
、泄密事件的发生,保证物业档案的信息安全。
  (三)物业档案保管工作的基本原则
  1.分类保管
  物业档案机构对各部门移交的档案应分类进行保管,要保持档案文件的有机联系,做到档案存放条理化
,排列系统化,保管科学化,便于档案的调阅提还,并有利于物业档案的保护管理。对于声像档案,由于其
制作材料的特殊性,更应分库保管。
  2.以保护为宗旨,以利用为目的
  档案馆(室)的工作可概括为“管好”和“用好”两项。“管好”是为了“用好”。不能片面地强调保护
档案,而不考虑到利用的方便;同时,也不能只迁就一时的利用方便,而不顾档案的保护,影响长远的利用
。在实际工作中,“管好”和“用好”既有具体的矛盾,又有总体的一致性。所以,物业档案保管工作应在
保护措施、制度、方法和具体技术处理各方面,做到既能保护档案不受损害,以利于延长档案的寿命和长远
的利用,又能积极创造条件,保证当前利用的需要。
  目前,很多单位采用计算机技术和缩微技术将档案信息录入数据库或将档案原件拍成缩微平片后提供给
用户使用,这样既有效保护了档案实体,延长了档案寿命,又方便利用,真正实现了“保管是为了利用”的
目的。
  3.以防为主,防治结合
  物业档案保管中最为忧患的是火、水、盗、虫、霉等“五害”。对这“五害”,必须以防为主,防治结
合。特别是前“三害”,一旦事发,损失将无法挽回,尤应预防。在防、治两方面,防是关键,是主导方面
。从总体上讲,以防为主,“防患于未然”,是积极主动的治本方法。
  二、物业档案保管工作的物质条件
  做好物业档案保管工作,除要求配备具有一定专业知识、熟悉档案自然损毁规律的专职管理人员外,还
必须有一定的物质条件。
  (一)档案库房
  具备相当容量和适宜条件的库房,是物业档案保管的首要物质条件。根据保管档案的特点和档案库房的
合理要求,选择档案库房要注意坚固耐用,经济美观,能够抗震、保温、隔热、防潮、防虫、防霉、防尘、
防光、防火、防盗、防鼠。
  档案库房是存放档案的专用房间,它有别于物资仓库、办公室和技术用房,有其自身独特的要求。在设
计上考虑与周围环境协调的情况下,应以利于档案的安全保护为根本前提。因此,在新建或改建、装修档案
库房时,要以加强库房围护结,提高其保温、隔热、防潮性能为主,以空调设备的造型、利用为辅。
  一般情况下,档案库房建筑的基本要求有以下六点:
  1.加厚库房墙体。具体厚度,可依据使用材料性能、墙体结构形式进行热工计算,以达到保温、隔热性
能良好为度。
  2.库房窗户宜小不宜大,宜少不宜多。每开间的窗户面积与外墙面积之比,不应大于1:10。有条件采取
全部空调的档案部门,库房可不设窗户,这有利于库房保温、隔热、防潮、防尘、防虫和节约能源。
  3.库房的外观式样,应以利于档案保护为前提,适当考虑档案室专业功能的独特风格及当地周围环境的
和谐。
  4.库房地面单位面积的承重,应大于其他用房。库房排放一般的木质、金属柜架,每平方米荷载不应小
于500kg;采用密集架,每平方米荷载不应小于1200kg。
  5.库房的开间大小、层高、门窗的结构和形式,都应不同于其他用房,以有利于柜架排放、管理及安全
为原则。库房开间面积,应根据存储档案的类别、数量等情况的不同,一般小库60~100m⒍2,中库100~
200m⒍2,大库200~300m⒍2。库房层高一般以2.5~2.8m为宜。
  6.档案库房应集中,自成一体,不与其他办公、技术用房相混杂或穿插,以便于档案的整理、保管、利
用。
  (二)档案装具
  档案装具是保管档案必须的基本设备。主要有档案柜、档案箱、档案架等,一般有铁制、木制两种。铁
制的防火、耐久,便于机械加工,做成组合构件,有可调节性和机动性,便于运输、组装,便于使用,但造
价较高。档案装具种类很多,各有所长,应按库房特点、档案价值以及规格的不同,合理使用,灵活配置。
  物业公司档案室在库房面积不是很宽敞的条件下,可选用新型的档案密集架,既节省空间又美观方便。
对于图纸档案多的单位,为了避免纸张的折叠影响物业档案的利用及其寿命,最好选购专门的图纸柜。
  (三)包装材料
  档案包装材料既能防止光线、灰尘和有害气体对档案直接损害,又能减少机械磨损,对档案有保护作用
。目前我国档案包装材料一般有卷皮、卷盒和包装纸。声像档案、缩微胶片则有相册、磁带盒等保护。
  (四)温湿度调节装置及其他库房设施
  1.温湿度计
  根据我国的实际情况,档案库房温湿度的正常要求是:温度为摄氏14~24℃,相对湿度为45%~60%。
为了掌握库房温湿度是否符合正常要求,库房应设有对温湿度进行测试的仪表。目前有一种专门为档案库房
设计的温湿度计,可以很直观的了解库房的温湿度状况。
  2.空调和抽湿机
  为有效的控制和调节库房的温湿度,在现有的技术条件下,最好的措施是安装空调和抽湿机。
  3.窗帘
  光线对档案纸张和字迹能造成很大的危害,其中破坏作用最大的是太阳光中的紫外线。除了在库房建筑
和档案装具排放上考虑减少阳光直射外,库房窗户上应安装防光和防火的窗帘。
  4.灭火器
  档案库房应放有消防器材。有条件的单位可安装烟感报警装置和自动灭火装置。
  三、物业档案库房的管理
  (一)档案分库的一般原则
  档案如何分库存放,是库房管理的重要一环。这一步考虑周全了,就为以后的库房管理奠定了基础,会
省去很多麻烦和困难。需要特别注意的是,不同载体的档案要尽量分库存放,声像档案和档案缩微胶片应单
独存放。
  (二)档案装具的排放要求
  档案装具在库内排放,应本着便于档案的提调、运送、采光、空气流动、整齐美观的要求。库房门应对
着库内的主通道,主通道的净宽不少于1.5m。固定式的装具,相邻两排之间的净宽应不少于0.8m。为便于
通风和防潮,装具不能紧贴墙壁,与墙壁的距离应不少于8cm,装具于墙壁之间的通道不少于0.6m。有窗户
的库房,装具的行排应与窗户垂直,利于通风和避免室外光线直射档案。
  各排装具靠近主通道的一端,应有整齐统一的侧板,以便于贴插标签。
  (三)档案的排列次序和方法
  档案在库内的排放次序,包括档案装具的编排次序、全宗内各类项档案之间的排列次序,以及同一类项
档案在柜架上的排放次序。
  装具在库内的编排次序,应根据库房的形状、装具的排放方式而定。无论是固定式柜架还是活动式柜架
,其编排次序一般是:人站在库内主通道上,面对各排行柜架,左起第一排为首排,右起第一排为末排。
  全宗内档案的排放要保持相互之间的联系,按照分类方案逐类排放。每类档案排完后预留一定的空间。
  档案在柜架内的排放次序,应先左后右,先上后下。对于一个档架来说,起始卷号在架的左上角,终止
卷号在架的右下角。一个排面的档案排放满后,转到背面的柜架,仍是按前一排面的方式次序排列。
  档案在装具内不应放得过紧过挤,以免给提取和存放带来困难,并因此造成卷皮和卷盒的损伤。此外,
每一类项的排尾,要空留一定数量的装具空间,以备以后档案增补、修复或改装卷盒卷皮时的体积增大。
  (四)档案柜架贴插标签
  档案柜架贴插标签,是库房管理中的一项必须工作。其作用在于:使库房管理人员明了档案存放位置,
便于提还档案,便于新来工作人员熟悉环境、业务,便于检查、参观。
  具体做法是,在每一排柜架靠近主通道的一端,在适当高度位置统一贴插字体工整醒目的标签,每一柜
架内的各个隔层,也要标明档案类项名称和案卷起止号,以便查找和提还案卷。
档案装具标签内容包括全宗名称、全宗号、分类号、项目号、案卷起止号、年度、保管期限、箱柜号。
  (五)物业档案存放位置索引
  为了便于保管工作人员和提供利用工作人员全面掌握档案存放情况,迅速地提还档案,物业档案分库分
类排好之后,应该编制《档案存放位置索引》(或称《档案存放地点索引》)。依其作用分为两种:
其一,是指明档案存放位置的,以档案类项为单位,标明存放处所。
其二,是指明各档案库房保存档案情况的,以档案库房和档案架(柜)为单位,标明所存放的是何种档案。
  上述两种索引,按形式又可分为书本式和卡片式两种。第二种并可采取图表形式,把每个库房(楼、层
、房间)内档案的存放情况绘成示意图,悬挂在醒目的地方,以便随时参看。这两种索引的详略程度和项目
,可根据档案馆(室)的具体情况决定。
  (六)库房卫生
  档案库房卫生是库房管理中的经常性工作,是档案保护技术中诸多内容的一个重要项目,关系到档案的
生虫、长霉、污染、磨损等问题。库房卫生的要求是:(1)地板、门窗、墙壁、灯具及顶棚保持光洁明亮;
(2)档案柜架各部位及所放档案和包装材料清洁无土;(3)档案放置整齐,其他器材物品放置有序;(4)与库
房管理无关的器材、杂物一律不准存放等。
  为保证库房卫生清洁,还应采取以下措施:(1)新建或改建库房时,地板应为水磨石;(2)在资金允许的
条件下,将墙壁四周和顶棚粘贴墙布或涂刷涂料;(3)窗户要严实,最好少设或不设窗户;(4)对新增添的装
具,接收或征集来的档案、出库利用较久的档案,入库前必须进行擦洗、除尘和消毒;(5)管理人员入库必
须穿工作服、换鞋,非库房管理人员禁止入库,尽量少接待或不接待库房参观;(6)坚持经常和定期进行清
扫卫生和维护工作。
  (七)档案安全检查
  定期和不定期地对档案进行安全检查,是库房管理工作中的一项重要内容,是维护档案安全和完整的一
项重要措施。
  1.检查的内容和目的
  主要从三个方面进行检查:一是从政治安全方面出发,检查档案有无被盗、被损和泄密等情况,及时发
现不安全的因素,以便采取有效措施,确保档案的安全;二是从保护技术方面检查,看档案有无发黄变脆、
字迹褪色、虫霉感染、潮湿粘连等自然损毁现象,以便采取相应措施,积极防治;三是从档案管理方面检查
档案是否缺少、案卷有否错位。并应检查库房是否进水、门窗是否牢固、消防设备是否齐全、有无异常变化
等情况,以便分析原因,改进工作,加强管理,防止意外事故的发生。
  2.检查方式和方法
  定期检查一般一年或两年一次,按档案目录逐卷检查。不定期检查一般在库房发生水火灾害、档案被盗
或怀疑被盗、发现虫蛀、鼠咬和霉烂等现象以及档案保管人员调换工作等情况时进行。可先局部检查,发现
问题再全面检查。检查时必须做检查记录,以一级类目为单位进行。检查后应写出检查报告,内容包括检查
工作的组织、人员、检查时间、进行情况、发现的问题,以及妥善处理发现的问题和改进工作的意见等。
  (八)借阅档案制度
  馆内外人员借阅档案,必须办理正式借阅手续,填写提调单。提调单一式二份,一份留库房存查,一份
随档案送交利用出纳台。并应严格规定:正常情况下,档案原件不能调离档案馆(室);利用者不得在档案上
作任何圈点勾划标记;阅览室内不得吸烟,阅览桌上不得放置水杯、墨水等易污染档案之物品;破损、待修
的档案,一律不提供利用;有复印件、缩微品的档案,除特殊原因经批准同意者外,不再提供档案原件。
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